2022. októbere óta a Softline Noventiq márkanév alatt folytatja működését.

Napjainkban számos munkatárssal, üzleti partnerrel és ügyféllel kell együttműködnünk, és folyamatosan gondoskodnunk kell a különböző szolgáltatások és eszközök segítségével elért adatok megfelelő védelméről, függetlenül attól, hogy hol dolgozunk éppen. A Microsoft többféle megoldást kínál az adataink védelmére – ezek egyike az ún. bizalmassági címkék használata. Ezzel a megoldással gondoskodhatunk róla, hogy csak meghatározott személyek férhessenek hozzá a fájljainkhoz és e-mailjeinkhez, és végezhessenek különböző műveleteket velük. A Microsoft Information Protection megoldás bizalmassági címkéi segítségével a felhasználók kategorizálhatják a dokumentumokat, a fájlokat és az e-maileket az adatok védelme érdekében – függetlenül attól, hogy mások milyen eszközről, alkalmazásból vagy szolgáltatásból érik el őket –, miközben a megoldás nem gátolja a zavartalan munkát és együttműködést.

Mik azok a bizalmassági címkék?

A bizalmassági címkék elősegítik a szervezeten belüli vagy kívüli munkatársakkal megosztott tartalmak védelmét. A címkék a felhasználók vagy a rendszergazdák által manuálisan, illetve a tartalom alapján automatikusan is alkalmazhatók. A felhasználók a dokumentumokat a szervezet által előre definiált címkék (pl. „Bizalmas” vagy „Szigorúan bizalmas”) segítségével osztályozhatják, amelyek a beállításuk után meghatározzák, hogy a felhasználók milyen műveleteket végezhetnek az adott fájllal.

A bizalmassági címkék használatával előírható az e-mailek és a dokumentumok titkosítása az illetéktelen személyek általi hozzáférés megakadályozásához, vagy például egy „Bizalmas!” feliratú lábléc fűzhető az adott tartalomhoz. A felhasználók az üzleti adatokat nem tartalmazó fájlokat a „Személyes” kategóriába, a nyilvánosan felhasználható üzleti adatokat tartalmazó fájlokat pedig a „Nyilvános” kategóriába sorolhatják be. Egyéni vízjelek, élőfejek és élőlábak is beállíthatók a megfelelő bizalmassági szint jelzéséhez, illetve aktiválható a tartalom védelme a felhőalkalmazásokban és a végpontokon, így megakadályozható például a dokumentum átmásolása a Dropboxba, a Gmailbe vagy egy USB-meghajtóra. A bizalmassági címkék az Office-alkalmazásokban is gondoskodnak a tartalmak védelméről a különböző platformokon és eszközökön, továbbá alkalmasak a tartalomtárak – pl. a Teams, a Microsoft 365-csoportok és a SharePoint-webhelyek – védelmére is.

A bizalmassági címkék nem csupán az adatok védelmére használhatók, hanem a védett dokumentumok életciklusának nyomon követésében is segítenek. A rendszergazdák az auditálási eszközök segítségével megnézhetik, hogy ki nyitotta meg vagy kivel osztották meg az adott dokumentumot; értesítéseket állíthatnak be; és akár vissza is vonhatják vagy módosíthatják a dokumentumra vonatkozó engedélyeket, ha azt valakivel megosztották.

A bizalmassági címkék testreszabhatók a szervezet konkrét igényei szerint. Többféle védelmi szint határozható meg a szervezet különböző mértékben bizalmas tartalmai számára. Az információvédelmi platformot külső alkalmazások és szolgáltatások is használhatják, ugyanis a rendszer a címkét kódolatlan szövegként tárolja a fájlok és e-mailek metaadatai között. A metaadatokban történő tárolás másik előnye, hogy a címke mindenhová követi a tartalmat, függetlenül annak mentési vagy tárolási helyétől. A konfigurálható szabályzatok alkalmazása és érvényesítése az egyedi címke segítségével történő azonosításon alapul.

Bizalmassági szabályzat

A bizalmassági címkék meghatározása után a következő feladat a címkékre vonatkozó szabályzat kialakítása és megosztása a szervezeten belül. A címkék az Office-dokumentumok és az e-mailek mellett a bizalmassági címkék használatát támogató más elemekre is alkalmazhatók. Kiválaszthatjuk azokat a felhasználókat és csoportokat is, akik számára a címkék használata engedélyezett. A címkék bármely felhasználó, illetve e-mail címmel rendelkező biztonsági csoport, terjesztési csoport vagy Microsoft 365-csoport számára közzétehetők az Azure AD-ben. A címkeszabályzatban szereplő felhasználók és csoportok által létrehozott összes új dokumentumra és e-mailre alapértelmezett címke alkalmazható. 

A megoldás lehetőséget nyújt arra is, hogy indokolni kelljen, ha egy felhasználó megpróbál eltávolítani vagy alacsonyabb szintűre kicserélni egy meglévő címkét, és előírhatjuk azt is, hogy a felhasználóknak kötelező legyen valamilyen címkét hozzárendelniük az e-mailekhez és a dokumentumokhoz, illetve a tartalomtárakhoz. A kötelező címkézési beállítások segítségével tehát a felhasználóknak minden esetben be kell állítaniuk a megfelelő címkét a dokumentumok mentése, e-mailek küldése, illetve új csoportok vagy webhelyek létrehozása előtt. Ha tájékoztatni szeretnénk a felhasználókat a bizalmassági címkék megfelelő használatáról, egy egyéni súgóoldalra mutató súgóhivatkozás is megjeleníthető az Office-alkalmazásokban a bizalmassági címkéket tartalmazó menü alján.

A bizalmassági címkék bevezetésével Ön is gondoskodhat róla, hogy vállalata fájljai és e-mailjei bármilyen eszközről biztonságosan legyenek elérhetők. Kérje a Softline informatikai szakértőinek tanácsát, akik már számos ügyfelünknél alakították ki az igényeknek megfelelő címkézési struktúrát és bizalmassági címkékre épülő megoldást!