Az irodai munkakörnyezet már inkább távoli vagy hybrid munkavégzést jelent. A hatékony irodai munkavégzéshez nincs másra szükség, mint internet és egy számítógép vagy okostelefon, a hatékony csoportmunkához azonban megfelelő alkalmazások szükségesek. Ráadásul, személyazonosságunk és a vállalati adat biztonsága érdekében az sem mindegy milyen módon és eszközről kapcsolódunk a vállalati adatokhoz. A Microsoft 365 Business Premium alkalmazásaival a szervezetek modern irodai munkavégzést biztosíthatnak munkavállalóiknak, mindezt biztonságos környezetben.

Microsoft fiók bejelentkezés

Felmérések szerint a kibertámadások egyik legvonzóbb célpontja a felhasználók jelszava, ezért különösen fontos minden vállalat számára munkavállalói személyazonosságának védelme. A Microsoft 365 többszörös védelmi vonallal biztosítja ügyfeleinek a megfelelő azonosítást. Jelszó helyett a Microsoft szerint magasabb védelmet nyújtanak az egyéb lehetőségek, mint az ujjlenyomat, arcfelismerés, többfaktoros azonosítás. Jelszó nélküli belépés a Microsoft Entra (korábban Micrsoft Azure Directory) oldalon állítható be. Ugyanitt lehet beállítani, hogy jelszó módosítás esetén többfaktoros azonosításra legyen szükség, így a rendszer ellenőrízheti, hogy valóban az adott fiók tulajdonosa kezdeményezte a jelszómódosítást. 

Microsoft OneDrive

A OneDrive, a Microsoft 365 online tárolás és szinkronizálás funkciója, rengeteg hatékony funkciót és alkalmazást kínál minden főbb platformon. A OneDrive integrálódik a Microsoft Office-szal, így a felhasználók a Word, Excel és PowerPoint dokumentumokat a OneDrive-ból is elérhetik. A munkavállalók fájlokat, fényképeket és egyéb dokumentumokat menthetnek több eszközön keresztül, sőt, a dokumentumokat OneDrive-ban is elmenthetik és automatikusan szinkronizálhatják azokat más eszközökön. A OneDrive-ban tárolt fájljaikat a felhasználók bárkivel meg is oszthatják, így a személyes adatok tárolása mellett a kollégákkal való együttműködésre is egyszerűen és biztonságosan használható. 

Microsoft Teams

Videókonferencia, meeting, telefon, chat. A Microsoft Teams a csoportos együttműködést teszi egyszerűvé és hatékonnyá, akár otthonról vagy az irodából, illetve kollégákkal vagy külsős partnerekkel dolgozunk. A Microsoft együttműködési és videókonferencia platformja a Microsoft 365 különböző más szolgáltatásaival, például a OneDrive és a PowerPoint szolgáltatásokkal szintén össze van kapcsolva. A Microsoft Teams Phone szolgáltatás megrendelése esetén ráadásul teljes értékű telefonrendszerként működik a szervezeten belül. A hatékony csoportos együttműködést teszi lehetővé azáltal, hogy munkacsoportok definiálhatók, melyek lehetnek szervezeti szintűek, nyilvánosak vagy akár privát munkacsoportok. A munkacsoportok nem csupán szervezeten belül hozhatók létre, de ügyfelekkel, partnerekkel egyaránt. A munkacsoporton belül dokumentumok tárolhatók, illetve egyéb, a Microsoft által biztosított vagy más gyártók alkalmazásai is használhatók, melyekre a munkacsoportnak az eredményes együttműködéshez szüksége van. A munkacsoporton belül további csatornák is létrehozhatók különböző hozzáférési jogosultságokkal, így magán a munkacsoporton belül is biztosított a feladat- és felelősségi körök megosztása és ezekhez illeszkedően az adatok védelme. A Microsoft Teams számos, a hatékony online megbeszélésekhez és csoportos együttműködéshez hasznos funkcióval rendelkezik, mint az azonnali megbeszélés összehívása, a kéz felemelése funkció megbeszélés és prezentáció közben vagy az ötletelések során elengedhetetlen eszköz Whiteboard. A Whiteboard funkció használatáról és előnyeiről részletesen írtunk a Microsoft 365 Rejtett kincsei cikkünkben. 

Version History 

A OneDrive vagy SharePoint rendszerében tárolt dokumentumok esetében a korábbi verziók is mentésre kerülnek, így a felhasználó könnyen visszaléphet a dokumentum korábbi verziójához, ami különösen fontos, ha a dokumentumot többen szerkesztik egyidőben vagy ha a felhasználó véletlen változásokat eszközöl a dokumentumban.

Biztonság

A Microsoft 365 Business Premium csomagja számos védelmi funkciót is tartalmaz, mint például a Conditional Access, mellyel meghatározható ki, mikor, hol, milyen eszközzel, hogyan férhet hozzá a vállalati adatokhoz. Az algoritmus folyamatosan elemzi és kiértékeli az adatokhoz való hozzáférés veszélyét és jelen időben dönt a hozzáférés engedélyezéséről, blokkolásáról vagy további azonosítás szükségességéről. Ugyanilyen fontos az eszközök vírusvédelme és a legújabb frissítések használata, legyen szó a vállalat által biztosított vagy a felhasználó saját eszközéről, melyre a Microsoft Intune kínál megoldást. A Microsoft 365 Business Premium csomag által nyújtott biztonsági megoldásokat a Biztonságos munkavégzés bárhonnan Microsoft 365 környezetben cikkünkben mutatjuk be. Mivel a munkavállalók sok esetben saját eszközükön is hozzáférnek vállalati adatokhoz, ezen adatok védelme elengedhetetlen új készülék vásárlása vagy a munkavállaló felmondása esetén. A Microsoft Intune-ban elérhető Retire Device funkció erre ad megoldást, azáltal, hogy az eszközről távolról letörölhetők a vállalati adatok miközben a munkavállaló személyes tartalmaihoz a rendszer nem fér hozzá és így az eszközön maradnak. 

Adatok védelme

Amikor a vállalatok felhőalapú szolgáltatást választanak, a számos előny mellett biztosak lehetnek abban is, hogy adataik mentve és védve vannak, követve valamennyi törvényes előírást az adatok védelmére vonatkozóan. Adataikkal teljes mértékben az ügyfelek rendelkeznek, azok törlésére és módosítására az ügyfélnek van csupán lehetősége. A Microsoft kizárólag az ügyfél beleegyezése után és az ügyfél által választott szolgáltatások nyújtására használja fel az adatokat. A Microsoft adattárolása megfelel a széles körben alkalmazandó adatvédelmi törvényeknek, például a GDPR-nak és az adatvédelmi szabványoknak. Az ügyfelek maguk dönthetnek arról, a Microsoft hol tárolja adataikat, melynek kiválasztásában a Microsoft teljeskörű támogatást nyújt. Emellett a Microsoft világszerte kínál adatrezidenciát. A Microsoft, fejlett titkosítási megoldásokat használva védi az adatokat nyugalmi állapotban és szállítás közben egyaránt. Titkosítási protokolljának része a két vagy több független titkosítási réteg, annak érdekében, hogy az adatokhoz való illetéktelen hozzáférés ellen megfelelő védelmet nyújtson. A Microsoft egyetlen kormánynak sem ad közvetlen vagy korlátlan hozzáférést ügyféladatokhoz, meghatározott válaszadási irányelvek és folyamatok, szerződéses kötelezettségvállalások, és szükség esetén akár a bíróságok segítségével védi meg ügyfelei adatait. 

Amennyiben mélyebben is betekintést nyerne a Microsoft 365 Business Premium kínálta előnyökbe, tekintse meg korábbi workshopunkat, ahol az egyes alkalmazások használatát is bemutatjuk: https://youtu.be/GRt8tHOqSwQ