Jelentős változáson ment át az irodai munka az elmúlt években, amire a kis- és középvállalatoknak is reagálniuk kellett. A munkavállalók az iroda mellett gyakran otthon is dolgoznak, a személyes megbeszélések helyét pedig sok esetben kiváltotta a hibrid vagy teljesen online megbeszélés, ráadásul sok esetben a vállalat által használt eszközök mellett mindezen feladatokra saját eszközeiket is használják a munkatársak. A megváltozott munkakörnyezet számos új lehetőséget hozott magával, mint például a hatékony, rugalmas munkavégzést bárhol és bármikor, ugyanakkor nagyobb adatbiztonsági kockázattal kell számolniuk a vállalatoknak.  A Microsoft 365 Business ezekre a problémákra kínál megoldást a háromszáz főnél kisebb vállalatok számára. Azon belül is a Business Premium előfizetés, amely a népszerű Microsoft Office szolgáltatások mellett, melyek online és asztali gépen is használhatók, számos, kulcsfontosságú biztonsági technológiát is tartalmaz, melyekkel a vállalat teljeskörű védelemben érezheti adatvagyonát. Ismerje meg a Microsoft 365 Business Premium kevésbé használt alkalmazásait, melyekkel magasabb szintre emelheti vállalkozása teljesítményét. 

Microsoft Meetings

A szervezeten belüli találkozók szervezése a Microsoft Scheduling Assistant alkalmazásának segítségével gyors és hatékony megoldás, hiszen a beállítások függvényében ellenőrizhetjük a munkatársak naptárát, és úgy kezdeményezhetünk megbeszélést, hogy biztosak lehetünk benne, kollégáink is ráérnek az adott időintervallumban. Mit tehetünk viszont, ha külsős partnereket is bevonnánk, és szeretnénk biztosak lenni abban, hogy mindenki számára a legalkalmasabb időpontra ütemezzük az adott megbeszélést? Ebben segít a Microsoft Outlookhoz készült Scheduling Poll (régi nevén Find Time) nevű kiegészítő, mellyel szavazást kezdeményezhetünk lehetséges meeting időpontokról. Ez a bővítmény hatékonyan segít megtalálni az optimális időpontot az összes meghívottal való találkozóra, azáltal, hogy a szervező többféle időbeosztási opciót küldhet, így minimalizálhatja az oda-vissza e-maileket az időpont kiválasztásával kapcsolatban.

A Scheduling Poll dashboard a Mail vagy a Naptár segítségével érhető el az interneten, valamint a Mail segítségével New Outlook for Mac-ben. A Scheduling Poll az Outlook for Windowsban is megjelenik hamarosan, viszont az új Outlook for Windows előzetesben a funkció ugyanúgy érhető el, mint az Outlook on the Web-ben.

További információ a Scheduling Poll használatáról: https://support.microsoft.com/en-us/office/create-a-scheduling-poll-34176e59-c87a-4a19-85a4-bb35050ace02

Microsoft Bookings

A Microsoft Bookings segítségével egyszerűsíthető a találkozók szervezése, illetve szolgáltatások nyújtása a szervezeten belül. Mivel integrálódik a Microsoft 365 naptárába, könnyen megtalálhatják a munkatársak és ügyfelek a szabad időpontokat, így elkerülhetőek a kettős foglalások. A Bookings alkalmazásban megadható mely időpontokban elérhető a kolléga, és milyen időtartamra a találkozó típusától függően. A Bookings egy foglalási oldalból áll, ahol az ügyfelek időpontokat ütemezhetnek a szolgáltatást nyújtó vagy találkozót lebonyolító munkatárssal, valamint egy webes alkalmazásból, ahol a Bookings naptár tulajdonosai és a szervezeten belüli rendszergazdák meghatározhatják a találkozó típusait és részleteit, kezelhetik a személyzet beosztását és elérhetőségét, beállíthatják a nyitvatartási időt, és testre szabhatják a találkozók ütemezésének módját. A Microsoft Teams-szel online megbeszélés formájában is beállíthatók a Bookings találkozók. Mivel a Bookings alkalmazás a Naptárhoz kapcsolódik, így biztosak lehetünk abban, hogy a mások által lefoglalt szabad időpontban biztosan nincs más elfoglaltságunk. 

További információ a Microsoft Bookings elérhetőségéről és használatáról: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/bookings/bookings-overview?view=o365-worldwide

Microsoft To Do

A feladatlisták követésére számos lehetőség van a Microsoft 365-ön belül. Ezek közül kiemelkedik a Microsoft To Do, amely egy praktikus és könnyen használható szervező. A Microsoft To Do a feladatkezelést öt lépésre bontja:

• feladatok hozzáadása a napjaimhoz
• új teendőlisták beállítása
• legfontosabb feladatok intézése elsőként
• együttműködés csapattagokkal
• integrálás más alkalmazásokkal

A Microsoft To Do segítségével bármennyi lista beállítható, így a munkahelyi feladatok kezeléséhez és az otthon elvégzendő feladatok nyomon követéséhez is hatékony eszköz. Ráadásul a listák könnyen megoszthatók másokkal, a feladatok a csoporton belül egyszerűen szinkronizálhatók. Az alkalmazás zökkenőmentesen integrálódik más Microsoft eszközökkel is, mint az Outlook vagy a Planner, még hatékonyabbá téve a feladatok követését. 

A Microsoft To Do alkalmazás Android, iOS, macOS és Windows rendszereken egyaránt elérhető, további információ itt található: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/microsoft-to-do-list-app

Microsoft Planner

A Microsoft Planner összetettebb, több résztvevőt érintő projektek és feladatok nyilvántartására szolgál. A Microsoft Planner segítségével hatékonyan rendelhetünk és szervezhetünk időpontokat és feladatokat, beállíthatunk határidőket, fájlokat oszthatunk meg, miközben a csapattagok folyamatosan kommunikálhatnak egymással a projekt során. Alapegysége a terv (plan), melyhez különböző feladatcsoportok kapcsolhatók, és a feladatcsoportok lépésekre bonthatók. Az adott feladatokhoz felelősöket lehet rendelni, határidőket meghatározni, majd folyamatosan követni, hogy a projekt és az egyes feladatok hol tartanak. Természetesen a Planner nem csak abban az esetben használható, ha csoportos munkáról van szó, akár saját magunknak is leképezhetünk egy összetettebb projektet feladatokkal és határidőkkel. 

További infromáció a Microsoft Plannerről itt található: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/business/task-management-software

Microsoft Forms

A Microsoft Forms alkalmazással kérdőívek, űrlapok készíthetők, mellyel online információt szerezhetünk be érintett személyektől, majd ezen adatokat a Microsoft felhőben biztonságosan tárolhatunk. Az űrlapok könnyen és biztonságosan alkalmazhatók többek között az ügyfelek visszajelzéseinek, szolgáltatással kapcsolatos igényeinek megismerésére, piackutatásra, az alkalmazottak elégedettségének mérésére, esemény esetében résztvevők regisztrálására vagy akár diákok tudásának tesztelésére. Kérdőív létrehozható egyénileg is, de számos, a Microsoft által biztosított sablon közül is választhatunk. A Microsoft Forms biztonságos megoldás kérdőívek készítésére más online platformhoz képest, mivel a kérdőív és az általa szerzett adatok a Microsoft felhőben tárolódnak, mely adatokkal így teljes mértékben a Microsoft előfizetéssel rendelkező felhasználó rendelkezik. 

További információ a Microsoft Formsról: https://www.microsoft.com/en-gb/microsoft-365/online-surveys-polls-quizzes

Microsoft Whiteboard

A Microsoft Whiteboard digitális táblaalkalmazás az online megbeszélések nélkülözhetetlen eszköze. A táblákra a megbeszélésen résztvevők rajzolhatnak, jegyzetelhetnek, sőt, alakzatokat, szöveget és egyéb elemeket adhatnak. Tökéletes megoldás az ötletek felvázolására, követésére és mentésére. A Microsoft Whiteboard használható online alkalmazásként egy webböngészőn keresztül, asztali alkalmazásként Windows rendszerre, illetve mobilalkalmazásként Android vagy iOS eszközökre. A leghatékonyabban azonban a Microsoft Teamsbe integrálva használható, hiszen a Teams megbeszélés során létrehozott Whiteboard táblát a résztvevők megosztott munkaterületként használhatják szinkron vagy aszinkron együttműködéshez. A megbeszélés után pedig a táblajegyzet elmenthető, megosztható, vagy akár utólag is módosítható, bővíthető. 

További információ a Whiteboard alkalmazásról: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/microsoft-whiteboard/digital-whiteboard-app

Data Loss Prevention

A vállalatok számos olyan érzékeny adattal rendelkeznek, melyek kiszivárgása jelentős károkat okoz. Az érzékeny adatok védelmének érdekében ezért olyan megoldásra van szükség, ami segít megakadályozni, hogy a munkatársak megosszák ezeket az adatokat véletlenül vagy szándékosan illetéktelen személyekkel. Az adatszivárgás megelőzhető a Data Loss Prevention (DLP) használatával. A DLP biztonsági megoldással azonosíthatók és megelőzhetők az érzékeny adatok nem biztonságos vagy nem megfelelő megosztása, továbbítása és mások általi felhasználása. A vállalat a Microsoft Purview-en belül DLP házirendek létrehozásával meghatározhatja különböző típusú tartalmak biztonsági beállítását címkék létrehozásával. A DLP használatával a szervezet vízjellel láthat el dokumentumokat, és letiltja dokumentumok vagy e-mailek megnyitását olyan munkatársak vagy külső partnerek számára, akiknek nincs jogosultságuk a DLP beállításai szerint az adatokhoz való hozzáféréshez. 

További információ a Microsoft Data Loss Preventionról itt: https://www.microsoft.com/en-us/security/business/security-101/what-is-data-loss-prevention-dlp

A Microsoft 365 Business Premium tökéletes választás háromszáz főnél kisebb vállalatok részére. Ha az egyes funkciók megismerésén túl konkrét használati tippeket és trükköket is szeretne kapni, csatlakozzon ingyenes webinárunkhoz november 15-én. Szakértőnk élő demók segítségével mutatja be az M365 Business Premium rejtett kincseit. Regisztráció: Webinar - Noventiq

Bármilyen, a szolgáltatással kapcsolatos kérdéssel keressen minket és örömmel állunk rendelkezésére az előfizetések megrendelése mellett a munkatársak számára személyre szabott tréningek lebonyolításában is.