2022. októbere óta a Softline Noventiq márkanév alatt folytatja működését.

A napi rutinfeladatok általában a dolgozók munkaidejének jelentős részét viszik el. A rendszeresen ismétlődő adminisztratív feladatok automatizálásával csapata több energiát fordíthat a produktív munkavégzésre, és a vállalat hosszú távú céljainak elérésére koncentrálhat. Az adminisztratív feladatok sokfélék lehetnek, ám az automatizálás minden esetben csökkenti a munkaterhet és egyszerűbbé teszi a folyamatokat. Mi a Softline-nál is gyakran szembesültünk ismétlődő feladatokkal például a webinárok szervezésekor, ám szakértő kollégáink egy teljesen automatizált, biztonságos és megbízható folyamattal váltották fel ezeket a feladatokat a Microsoft Power Platform segítségével.

A kihívás: manuálisan szervezett webinárok

A webinárok szervezése és kezelése korábban nemcsak folyamatos odafigyelést, hanem aktív közreműködést is igényelt egy kollégánktól, aki a regisztrálóknak előbb egy visszaigazolást küldött az összes tudnivalóval, később egy emlékeztető e-mailt, végül a webinár után egy utánkövető e-mailt – valamennyit egyenként és manuálisan. Emellett a résztvevők listáját is manuálisan kellett kezelnie és exportálnia a csapat többi tagja számára. Ráadásul naprakész jelentésekre is szükség volt a visszajelzések nyomon követéséhez és az eredmények áttekintéséhez. Az összes lépést – beleértve az adatok tárolását, az e-maileket, az adatvizualizációt és az archiválást is – sikerült mindössze egy hét alatt egy automatikus folyamattal felváltani.

A megoldás: testreszabott, automatizált folyamat egy hét alatt

A feladat pontos megismerése után szakértőink megtervezték a megoldást a Microsoft 365 integrált szolgáltatásai segítségével, amelyek zökkenőmentesen együttműködnek egymással. A SharePoint kiválóan alkalmas a regisztrációs űrlapok adatainak tárolására, miközben az adminisztrációt is megkönnyíti. A beérkező adatok összegyűjtésének és archiválásának automatizálásához Power Automate-folyamatokat hívtuk segítségül. A frissítések és a szükséges információk megosztása egy dedikált Teams-csoportban történt, így nem volt szükség körülményes e-mailezgetésre. Végül a Power BI percrekész analitikát biztosít minden résztvevő számára, akik csak a számukra fontos információkra koncentrálhatnak az adatvizualizációknak köszönhetően.

Az új munkafolyamat egyik leglátványosabb előnye az adatvizualizáció. A felhőben tárolt valós idejű eredmények és az automatikus irányítópultok ma már bárhol, bármikor és bármilyen eszközről elérhetők. A folyamatosan érkező adatokból a megoldás hasznos elemzéseket készít és jelenít meg – közvetlenül a Teamsben.

Okos módszerek, jelentős előnyök

Az automatizálás eredményeként a webinárokra érkező regisztrációk kezelése körülbelül 80%-kal kevesebb feladattal jár.  A teljes folyamat gyorsabbá vált, és a jelentkezők azonnal megkapják a visszaigazolást, akár hétvégén is. A megoldáshoz ráadásul semmilyen pótlólagos licencre nem volt szükség, és a teljes folyamat a Microsoft 365 berkein belül zajlik, így kiküszöbölhetők az adatok kezelése és továbbítása miatt komplikációk.

Az automatizálás egy-egy adott feladatra szólhat, vagy a teljes folyamatra is kiterjeszthető – a lehetőségek szinte végtelenek. A nyitott terű irodákban lévő munkaállomások foglalására szolgáló rendszertől kezdve a munkavállalói visszajelzések gyűjtéséig szinte bármi automatizálható.

Önnél az előny

A Microsoft 365-licenc megvásárlása általában jóval többet jelent annál, hogy igénybe veheti a legnépszerűbb irodai alkalmazásokat, például az Outlookot, az Excelt vagy a PowerPointot. Szakértőink segítségével a Microsoft 365 valamennyi képességét és előnyét megismerheti és magabiztosan használhatja. Önnek is segítünk, hogy a Power Platform használatával a lehető legtöbbet hozza ki a rendelkezésre álló szolgáltatásokból. Forduljon hozzánk bizalommal, mi pedig megtervezzük és optimalizáljuk folyamatait a hatékony és eredményes munkavégzés érdekében.